Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області

Подання звітності в електронному вигляді з використанням електронно-цифрового підпису

Закон, що встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів - Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” від 22.05.2003р. № 851-IV (далі Закон 851-IV).

Документ, що визначає правила подання звітів в Пенсійний фонд України в електронній формі – Порядок подання звітів в Пенсійний фонд України в електронній формі затвердж. постановою Правління ПФУ від 19.04.2007 № 7-7 зареєстр. в Мін'юсті 27.04.2007 під № 436/13703 (далі – "Порядок 7-7").

Зокрема, в Порядку 7-7 регламентується подання страхувальниками звітів в електронній формі із використанням електронного цифрового підпису (далі - Електронний звіт з ЕЦП). Подання електронного звіту з ЕЦП надає страхувальнику право не подавати відповідні звіти на паперових носіях. Електронні звіти з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП страхувальника (його посадових осіб), подані відповідно до Порядку 7-7, згідно з законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, повинні зберігатися та можуть використовуватися як доказ в суді або під час розгляду спорів у досудовому порядку (див. Порядок 7-7 п.2.3).

Електронні документи (електронний звіт, квитанція про одержання електронного звіту) направляється адресату тільки з накладеним електронним цифровим підписом (ЕЦП).

Підставою для прийняття електронного звіту є:

· його відповідність визначеному формату електронного звіту;

· підтвердження ЕЦП страхувальника та його посадових осіб

· та інш. критерії (докладно – див. Порядок 7-7 п.2.5)

Для формування електронних звітів страхувальник повинен мати:

вихід в Інтернет,
спеціалізоване програмне забезпечення для формування звітів,
дійсні посилені сертифікати відкритих ключів ЕЦП, сформовані акредитованим центром сертифікації для посадових осіб страхувальника, які мають право підпису звітів,
програмне забезпечення для накладення ЕЦП та криптографічного захисту інформації.

Порядок дій страхувальника, який виявив бажання надавати звіти в електронній формі – див. Порядок 7-7 п.2.7. Перелік акредитованих центрів сертифікації ключів наведений на сайті ПФУ в Чернівецькій області. Більш детальну інформацію про умови переходу на подання звітів в електронному вигляді з застосуванням ЕЦП ви можете отримати в територіальних управліннях Пенсійного фонду України в Чернівецькій області.

Центр обробки електронних звітів Інформаційного центра персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України приймає звітність з 9.00 до 22.00 щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.

У разі надходження електронного звіту до центру обробки електронних звітів до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання.

У разі надходження електронного звіту до центру обробки електронних звітів після 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом перших двох годин наступного робочого дня.
Датою та часом надання електронного звіту є дата та час, які зафіксовані у квитанції про одержання електронного звіту.

Консультації з питань прийому регламентованих звітів в електронному вигляді з використанням електронно-цифрового підпису в Інформаційному центрі персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України можна отримати за наступними номерами телефонів:

(044) 227-73-21
(044) 227-73-31

Формат електронного звіту оприлюднюється на сайті Пенсійного фонду України у розділі Програмне забезпечення – АРМ-ЗС та на сайті Інформаційного центру персоніфікованого обліку ПФУ у розділі "Про систему 'Здача звітності'"

Безкоштовна програма, за допомогою якого страхувальник може сформувати електронний звіт до ПФУ: Автоматизоване робоче мiсце Звіт страхувальника (АРМ-ЗС), поточна версія якої знаходиться на сайті Інформаційного центру персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України у розділі Програмне забезпечення.

Технологія подання звітності в електронній формі до Пенсійного фонду (див. Порядок 7-7 п.3):

1. Страхувальник створює електронний звіт відповідно до затвердженого формату за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення .

2. Підписаний електронно-цифровим підписом та зашифрований звіт надсилається страхувальником електронною поштою через мережу Інтернет до Центру обробки електронних звітів ПФУ (електронну адресу для відправки звіту ви можете отримати в територіальних управліннях Пенсійного фонду України).

3. Центр:

· розшифровує отриманий електронний звіт,

· перевіряє цілісність звіту,

· виконує перевірку відповідності електронного звіту встановленому формату,

· формує квитанцію про його отримання (Квитанція №1) для страхувальника,

· передає перевірений звіт засобами корпоративного зв'язку у чергу на завантаження до центральної бази даних.

4. Страхувальник отримує Квитанцію №1 по електронній пошті. Відповідно, у випадку повідомлення у Квитанції №1 про неуспішне отримання електронного звіту, страхувальнику необхідно проаналізувати зміст помилки , виправити її та повторно відіслати звіт. Датою та часом надання електронного звіту є дата та час, які зафіксовані у квитанції про одержання електронного звіту №1 з повідомленням про успішне прийняття звіту для подальшого опрацювання.

5. Після завантаження електронного звіту до центральної бази даних інформаційною підсистемою формується квитанція про приймання та обробку електронного звіту (Квитанція №2), яка також надсилається засобами електронної пошти на скриньку страхувальника. Відповідно, у випадку наявності у Квитанції №2 повідомлень про помилки або попередження щодо заповнення реквізитів звіту страхувальник повинен проаналізувати їх, прийняти міри щодо виправлення та повторно надіслати звіт. З питаннями щодо помилок та попереджень звертайтесь до територіальних управлінь Пенсійного фонду України області.

6. У разі ненадходження квитанції про одержання електронного звіту, неможливості її розшифрування або перевірки ЕЦП, а також у разі виявлення помилок та (або) надання уточнень, страхувальник має право подати електронний звіт повторно та неоднократно. Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання відповідної звітності, визначених законодавством. Якщо електронний звіт пройшов всі контролі при завантаженні до центральної бази, він автоматично стає актуальним, а відповідний попередній звіт (у разі, якщо він існує у базі даних за цей звітний період) стає неактуальним. Отже будьте обережні та уважні, шоб не "перекрити" помилковим звітом правильний за попередні звітні періоди. Якщо звіт подано помилково не за звітний період, а за попередній період, страхувальник повинен подати два звіти: звіт за попередній період та звіт за поточний період.

Структура квитанцій

про одержання електронних звітів, що формує центр обробки електронних звітів (квитанція №1) та квитанцій про приймання та обробку електронних звітів (квитанція №2)

Таблиця 7.1. Макет першої квитанції.

Таблиця 7.2. Поле результату обробки електронних документів в ЦОЕЗ (першої квитанції).

Таблиця 7.3. Макет другої квитанції.

Таблиця 7.4. Поле результату приймання та обробки електронних документів (другої квитанції

Центр обробки електронних звітів після отримання електронного документу, здійснює його розшифрування, перевірку електронних цифрових підписів та цілісність електронного документу, виконує перевірку відповідності електронного документу встановленому формату та формує квитанцію про одержання електронного документу (перша квитанція – файл в текстовому форматі з розширенням «rpl»), в якій вказано дату та час обробки, реквізити одержаного електронного документу, ім’я файлу, дані про відправника документу та результат обробки. Макет першої квитанції формується відповідно таблиці 7.1. Поле результату результатами обробки електронного документу вказується відповідно до таблиці 7.2.

Центр обробки електронних звітів надсилає першу квитанцію страхувальнику або посереднику для подальшої передачі її страхувальнику.

Таблиця 7.1. Макет першої квитанції.

Назва документу	Макет квитанції
Макет першої квитанція, що підтверджує успішне одержання електронного документу:
Картка приєднання до договору та картка від’єднання	Дата обробки: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс) Файл: «Назва файлу» Підписи: Електронний документ «Картка приєднання до договору про супровід електронних звітів в системі подання електронних звітів до Пенсійного фонду України »/«Картка від’єднання страхувальника від системи подання електронних звітів до Пенсійного фонду України» прийнято для подальшого опрацювання. Результат обробки (відповідно до таблиці 7.2.)
Електронні звіти	Дата обробки: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс) Файл: «Назва файлу» Підписи: Звіт «Назва електронного звіту» за період: місяць/квартал та/або рік (за який здається звіт) успішно прийнято для подальшого опрацювання. Результат обробки (відповідно до таблиці 7.2.)
Макет першої квитанція, що підтверджує неуспішне одержання електронного документу:
Електронні документи	Дата обробки: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс) Файл: «Назва файлу» Підписи: (вказується, якщо можливо визначити) Електронний документ «Назва електронного документу» (вказується, якщо можливо визначити) НЕ ПРИЙНЯТИЙ ДЛЯ ПОДАЛЬШОГО ОПРАЦЮВАННЯ! Результат обробки (відповідно до таблиці 7.2.)

Таблиця 7.2. Поле результату обробки електронних документів в ЦОЕЗ (першої квитанції).

№ п/п	Результат обробки електронного документу	Код результату обробки
Результат обробки, що підтверджує успішне одержання електронного документу:
1	За результатом приймання та обробки електронного звіту в Пенсійному фонді України буде сформовано другу квитанцію, що буде надіслана на електронну адресу, з якої було відправлено звіт (або посереднику).	00
2	За результатом обробки електронного документу буде сформовано другу квитанцію, що буде надіслана на електронну адресу, з якої було відправлено електронний документ (або посереднику).	01
Результат обробки, що підтверджує неуспішне одержання електронного документу:
3	Ви надали електронний документ, в назві якого вказано тип документу, що не приймається Пенсійним фондом України. Зателефонуйте до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України /або до посередника.	02
4	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний документ. Електронний документ зашифрований не на центр обробки електронних звітів Пенсійного фонду України (невідповідність сертифікату). Переформуйте і надішліть його повторно.	03
5	Код «код ЄДРПОУ/ДРФО» страхувальника у накладеному підписі не відповідає вказаному у імені та\або структурі файлу. Переформуйте документ і надішліть повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	04
6	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний документ. Надано документ, на який не накладено електронні цифрові підписи страхувальника. Переформуйте і надішліть його повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	05
7	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний документ. В центрі обробки електронних звітів не знайдено сертифікат для коду «код ЄДРПОУ/ДРФО». Зателефонуйте до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України. НЕ знайдено на сервері акредитаційного центру сертифікації ключів!!!	06
8	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний документ. Для коду «код ЄДРПОУ/ДРФО» ідентифікатори сертифікату та секретного ключа не співпадають зателефонуйте до вашого акредитаційного центру сертифікації ключів. Переформуйте і надішліть його повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України .	07
9	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний документ. Надано електронний документ, який зашифровано некоректними ключовими носіями, що не підтримуються центром обробки електронних звітів зателефонуйте до вашого акредитаційного центру сертифікації ключів та\або вашого посередника. Переформуйте і надішліть його повторно до центру обробки електронних звітів ПФУ.	08
10	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний документ. Надано електронний документ, в якому порушений порядок підписів. Переформуйте і надішліть його повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	09
11	Некоректна дата в звіті, вказана дата більша від поточної. Перевірте дату на вашому комп’ютері. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	10
12	Не вдалося визначити страхувальника. Перевірте дані в картці установи. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	11
13	Закінчився строк дії сертифікату «Назва страхувальника» з кодом «код ЄДРПОУ/ДРФО». Прохання звернутися до вашого акредитаційного центру сертифікації ключів.	12
14	Файл «назва файлу» вже був раніше прийнятий . Переформуйте електронний звіт і надішліть його до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	13
15	Надано файл, що не містить жодних даних. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки даних електронних звітів Пенсійного фонду України.	14
16	В електронному звіті невірно вказано код управління Пенсійного фонду України. Уточніть інформацію у вашого інспектора, задайте вірний код управління в Картці установи. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки даних електронних звітів Пенсійного фонду України.	15
17	Ви надали звіт, який не відповідає можливому звітному періоду (період який не може бути прийнятим). В даний період (до ______) здаються звіти за ______. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки даних електронних звітів Пенсійного фонду України.	16
18	Страхувальник «Назва страхувальника» з кодом «код ЄДРПОУ/ДРФО» не зареєстровано в управлінні «код ПФУ». Уточніть інформацію у вашого інспектора, вкажіть вірний код управління або «код ЄДРПОУ/ДРФО» в картці установи. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки даних електронних звітів Пенсійного фонду України.	17
19	Некоректний формат імені файлу. Зателефонуйте до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України та\або до вашого посередника.	18
20	Виникла помилка при перевірці підписів, накладених на електронний звіт. У поданому електронному звіті виявлено зміни, здійснені після накладення цифрових підписів. Переформуйте звіт і надішліть повторно до центру обробки даних електронних звітів Пенсійного фонду України.	19
21	Невідповідний формат файлу. Зателефонуйте до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України та\або до вашого посередника.	20
22	Невідповідний формат даних в полі <назва поля>. Заповніть коректно електронний документ/звіт і надішліть повторно до центру обробки електронних звітів Пенсійного фонду України.	21

Приклад квитанції про одержання електронного документу:

Назва файлу – 2800000000126ZZZZZZZ14022009170159P04AE.rpl.

Зміст:

Дата обробки: 14.02.2010 17:50:41

Файл: 28000000000126ZZZZZZZ14022010174521P04AE.pfz

Підписувачі:

9182736455 Скляренко Валентина Віталіївна - головний бухгалтер

1928374655 Гетьман Юрій Петрович – директор

00000126 Товариство з обмеженою відповідальністю «TLD» – електронна печатка.

Звіт «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (грошового забезпечення, доходу) застрахованих осіб та суми нарахованих внесків на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування до органів Пенсійного фонду України» - Додаток 4 за період: 01.2010 р. успішно прийнято та направлено для подальшого опрацювання.

За результатом приймання та обробки електронного звіту в Пенсійному фонді України буде сформовано другу квитанцію, що буде надіслана на електронну адресу, з якої було відправлено документ (або посереднику).

Електронний документ опрацьовуються центром обробки електронних звітів та передається до відповідної автоматизованої системи.

Даний електронний документ, за допомогою програмних засобів, вноситься до відповідної автоматизованої системи, формується квитанція про приймання та обробку електронного звіту (друга квитанція – файл в текстовому форматі з розширенням «kv2»), що надсилається страхувальнику чи посереднику.

В даній квитанції вказується дата та час обробки електронного звіту, ім’я файлу, реквізити одержаного електронного звіту, дані про страхувальника та результат обробки.

Макет другої квитанції формується відповідно таблиці 7.3.. Поле результату обробки електронного звіту вказується відповідно таблиці 7.4..

Квитанція про приймання та обробку електронного звіту надходить з управління Пенсійного фонду в районі, місті чи районі в місті до центру обробки електронної звітності.

На квитанцію накладається електронний цифровий підпис центру обробки електронної звітності і здійснюється її шифрування, з розширенням «kvt» надсилається страхувальнику чи посереднику.

Таблиця 7.3. Макет другої квитанції.

Назва документу	Макет квитанції
Макет другої квитанції, що підтверджує успішне приймання та обробку електронного звіту:
Картка приєднання до договору	Завантаження електронного документу «Картка приєднання до договору про супровід електронних звітів в системі подання електронних звітів до Пенсійного фонд України». Дата початку завантаження: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс). Файл: «Назва файлу» Дані про електронний документ страхувальника: Реєстраційний номер ПФУ: _________, ЄДРПОУ/ДРФО: ________ (код філії). Страхувальник: «Назва страхувальника». Строк дії договору від дд.мм.рррр до дд.мм.рррр. Результат обробки (відповідно до таблиці 7.4.)
Картка від’єднання	Завантаження електронного документу «Картка від’єднання страхувальника від системи подання електронних звітів до Пенсійного фонду України». Дата початку завантаження: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс). Файл: «Назва файлу» Дані про електронний документ страхувальника: Реєстраційний номер ПФУ: _________, ЄДРПОУ/ДРФО: ________ (код філії). Страхувальник: «Назва страхувальника». Дата припинення дії договору про супровід електронних звітів: дд.мм.рррр. Результат обробки (відповідно до таблиці 7.4.)
Електронні звіти D01, D02 та D03	Завантаження «Назва звіту» - Додаток __. Дата початку завантаження: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс). Файл: «Назва файлу» Дані про звіт страхувальника: Місяць/Квартал: __ та/або Рік: ____. Реєстраційний номер ПФУ: _________, ЄДРПОУ/ДРФО: ________. Страхувальник: «Назва страхувальника». Дата реєстрації: дд.мм.рррр, Дата сплати: дд.мм.рррр. Результат обробки (відповідно до таблиці 7.4.)
Електронні звіти Р04, Р05, Р06 та Р07	Завантаження «Назва звіту» - Додаток __. Дата початку завантаження: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс). Файл: «Назва файлу» Номер реєстрації звіту «Номер звернення». Дані про звіт страхувальника: Місяць/Квартал: __ та/або Рік: ____. Реєстраційний номер ПФУ: _________, ЄДРПОУ/ДРФО: ________. Страхувальник: «Назва страхувальника». Дата реєстрації: дд.мм.рррр. Результат обробки (відповідно до таблиці 7.4.)

Макет другої квитанції, що підтверджує не успішне приймання та обробку електронного звіту:

Для всіх електронних документів

Завантаження «Назва документу».

Дата початку завантаження: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс).

Файл: «Назва файлу»

Дані про електронний документ/звіт страхувальника:

Реєстраційний номер ПФУ: _________, ЄДРПОУ/ДРФО: ________.

Страхувальник: «Назва страхувальника»

Дата реєстрації: дд.мм.рррр.

Увага! Ваші дані не були автоматично завантажені.

Результат обробки (відповідно до таблиці 7.4.)

Для всіх електронних документів (якщо неможливо визначити дані про страхувальника)

Завантаження «Назва документу».

Дата початку завантаження: (дата та час в форматі дд.мм.рррр гг.хх.сс).

Файл: «Назва файлу»

Увага! Ваші дані не були автоматично завантажені.

Результат обробки (відповідно до таблиці 7.4.)

Приклад другої квитанції:

Назва файлу - 0514430206639ZZZZZZZ03072010170159Р04AE.kv2.

Зміст:

Завантаження звіту «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (грошового забезпечення, доходу) застрахованих осіб та сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України» - Додаток 4.

Дата початку завантаження: 04.06.2010 08:01:00.

Файл: 0514430206639ZZZZZZZ03062010170159E04CE.pfz

Дані про звіт страхувальника:

Місяць: 1 Рік: 2010.

Реєстраційний номер ПФУ: 0514020036, ЄДРПОУ/ДРФО: 30206639.

Страхувальник: Товариство з обмеженою відповідальністю "Мрія-97"

Дата реєстрації: 03.06.2010.

Автоматичне завантаження звіту було виконано вдало.

Примітка:

За наявності журналу реєстрації вихідної документації, зазначте вихідний № документів у страхувальника.

В таблиці 1 заповніть ідентифікаційний номер головного бухгалтера, за наявності даної посади.

Таблиця 7.2 та 7.4 може бути доповнена в зв’язку із введенням нових перевірок та контролів.